HubSpot: slimme AI eigenschappen

Hoe werkt een slimme eigenschap in HubSpot?

Contact- en bedrijfsgegevens in HubSpot bijhouden

Vroeg of laat loop je tegen dezelfde uitdaging aan. Je hebt informatie die niet in een standaardveld past, maar die je wél structureel wilt vastleggen.

Handmatig invullen werkt, maar kost tijd en levert fouten op. Een slimmere route: AI die een waarde automatisch invult op basis van een prompt en als er een nieuwe record is aangemaakt.

Waarom automatisch eigenschappen bijwerken?

Slimme eigenschappen zijn handig wanneer je data wilt aggregeren of afleiden:

• Offerte einddatum bepalen — HubSpot heeft niet altijd handige opties om bijvoorbeeld een berekening te doen. Met een AI prompt werkt dat wel goed.
• Aanhef — over het algemeen kun je wel stellen dat verkopers gemakzuchtig zijn, dat is mijn ervaring :-) Door een aanhef te bepalen op basis van wat gegevens kan best handig zijn. Let op, wel valideren!

Het voordeel: je data blijft consistent en up-to-date. Filters, rapporten en triggers blijven betrouwbaar.

Hoe maak je een slimme eigenschap?

Een slimme eigenschap is technisch gezien een eigenschap die je via AI laat vullen.

1. Maak een nieuwe eigenschap aan — bijvoorbeeld een single-line text, dropdown of number field. Geef het een duidelijke naam.
2. Configureer de slimme eigenschap — kies de optie Slimme eigenschapprompt links in de navigatie.
3. Kies de automatisch invullen eigenschappen — geef aan wanneer de slimme eigenschap gevuld moet worden.

Voorbeeld: einddatum offerte bepalen

Als je een prijsopgave/offerte maakt wil je vaak op basis van een datum de einddatum bepalen. Bijvoorbeeld eind deze maand of einde volgende maand.

• maak eerst de eigenschap aan
• selecteer de eigenschap voor de prompt
• bepaal de prompt
• geef aan wanneer de eigenschap gevuld moet worden

Taak

Bepaal de deadline voor deze offerte (prijsopgave): de datum/tijd waarna de offerte niet meer geldig is.

Regels

• Gebruik de aanmaakdatum/create date van de prijsopgave als primaire bron.
• Als deze datum over de helft van de maand is vul dan de laatste dag van de volgende maand in plus de naam van de volgende maand
• Als deze datum voor de helft van de maand is vul dan de laatste dag van deze maand in plus de maand zelf

Output

Geef deze deadline terug als 1 tekst zoals bijvoorbeeld ‘30 september’.

Valkuilen waar je op moet letten

Een paar praktische aandachtspunten:

• Overschrijf niet per ongeluk handmatige input — als een salesmedewerker een veld handmatig heeft aangepast, wil je soms dat de workflow die waarde niet overschrijft. Voeg dan een extra voorwaarde toe.
• Goed testen — test met voldoende voorbeelden.

Let op de credits!

Hoewel HubSpot nu nog geen credits doorrekent gaan ze dat wel doen. Je krijgt altijd een batch credits maar let erop.

Voor de meeste use cases een slimme eigenschap meer dan voldoende. Het scheelt handmatig werk, houdt je data consistent en maakt je CRM nét wat slimmer.